Michel Smekens (iBeauty)

04-03-2019

Verlaag de no-shows van je schoonheidssalon


Verlaag de no-shows van je schoonheidssalon

​Net op tijd gedaan met je vorige klant en alles netjes opgeruimd voor de volgende, maar de volgende klant komt helaas maar niet opdagen. Een no-show is ongetwijfeld het meest frustrerende fenomeen waar je als schoonheidssalon mee te maken krijgt.

​Jammer genoeg zal je een no-show nooit voor 100% kunnen uitsluiten, maar je kan er wel alles aan doen om het aantal no-shows flink te verkleinen. Met de software van iBeauty heb je alvast een heleboel functies die je helpen in de strijd tegen de no-shows.

Bevestiging van de afspraak via e-mail

De grootste reden voor een no-show? Simpel! Ze zijn het gewoonweg vergeten. Je kent het wel de kids afhalen van school of nog net op de valreep iets voor je werk moeten doen. Genoeg redenen om het te vergeten. Daarom ontvangt elke afspraak die via de iBeauty agenda of die door de klant via mijn.ibeauty.be wordt gemaakt een automatische bevestiging van de afspraak via e-mail.

Verstuur een automatische reminder

Wil je helemaal zeker zijn dat je klanten je niet vergeten? Verstuur hen dan 24 uur op voorhand een herinnering. Met de software van iBeauty kan je een automatische herinnering versturen via e-mail of SMS. 

In de software van iBeauty zit trouwens een handig overzicht waarmee je snel kan zien of een klant je reminder ook effectief heeft gelezen. Daaropvolgend kan je nog volledig zelf beslissen of je de klant even opbelt ter herinnering.

Een extra herinnering

No-shows ga je helaas nooit voorgoed kunnen bannen uit je schoonheidssalon, maar je kan er wel uit leren. Via onze software voor schoonheidssalons kan je klanten het label ‘Annuleert vaak’ toekennen. Bij het maken van een afspraak zie je meteen deze labels en kan je dus beslissen om deze klant nogmaals mondeling te verwittigen aan de afspraak.

Leer uit het verleden

Eenmaal je aan de slag bent gegaan met iBeauty krijg je een handig overzicht van het gedrag van jouw klanten. Welke klanten annuleren vaker? In welke periode annuleren klanten het vaakst (bijvoorbeeld: feestdagen)? Dankzij deze informatie kan je eenvoudig bepalen hoe je de no-shows van deze klanten kan verlagen. Vraag een klant ook telkens naar de reden van een no-show, zo kan je er nog makkelijker op inspelen.

Laat je klanten online betalen

Bepaalde klanten online laten betalen kan één van de redenen zijn om het aantal no-shows van je schoonheidssalon te verlagen en mis je ook geen omzet. Je kan er voor kiezen om de volledige behandeling online te laten betalen of slechts een gedeelte, zo is de drempel voor je klanten ook niet te hoog.

Wil jij ook minder no-shows in je schoonheidssalon? Neem dan gerust contact met ons op via de chat of het contactformulier.

Hierbij nog wat juridische aanvulling. Gelieve steeds een jurist aan te spreken voor de details en uitvoering van uw algemene voorwaarden.​

Kan u zich wapenen tegen dergelijke "ontrouwe" klanten? Kan u hen een zogenaamde "no show fee" aanrekenen? En zo ja, is deze dan rechtsgeldig?

Het antwoord is vrij eenvoudig: een dergelijke "no show fee" zal slechts afdwingbaar zijn, voor zover deze deel uitmaakt van de overeenkomst tussen u en de klant. Concreet betekent dit dat u moet aantonen dat de klant kennis heeft genomen van de "no show fee", uiterlijk op het ogenblik van het afsluiten van de overeenkomst, én dat de klant deze "no show fee" heeft aanvaard. Het uitgangspunt is dat de klant in alle vrijheid en met kennis van zaken moet kunnen beslissen om de "no show fee" al dan niet te aanvaarden. Het voorbeeld van de doktersafspraak, waar het principe van de "no show fee" enkel in de wachtzaal uithangt, is niet afdwingbaar omdat deze mededeling niet in de overeenkomst werd opgenomen.

Er is geen probleem wanneer de afspraak online gemaakt wordt en de module vermeldt uitdrukkelijk dat, alvorens de afspraak kan worden geboekt, de dienstverstrekker zich een vergoeding voor niet opdagen voorbehoudt. De afspraak kan dus niet geboekt worden zonder een akkoordverklaring van de klant met een "no show fee". Problematischer is het wanneer de afspraak telefonisch wordt gemaakt. U doet er dan goed aan de telefonische afspraak kort nadien via e-mail schriftelijk te bevestigen, met vermelding dat u een vergoeding zult aanrekenen voor het onverwittigd niet opdagen. 

Belangrijk is ook dat u het bedrag van de "no show fee" altijd forfaitair bepaalt, om discussies omtrent de omvang van de schade achteraf te vermijden. Ook dient u het bedrag steeds schriftelijk uiterlijk bij het maken van de afspraak te bevestigen (of te herhalen in de bevestigings-email indien klant de afspraak mondeling heeft gemaakt). Een "no show fee" is prinicipeel rechtsgeldig, maar kan juridisch op verschillende manier worden gekwalificeerd. Het zou een opzegbeding kunnen zijn, dat geldig is op voorwaarde dat het niet strijdig is met de openbare orde (hetgeen ons insziens geen probleem oplevert). Ook zou het een schadebeding kunnen zijn, waarvan de rechter het bedrag kan verminderen indien het overdreven zou zijn.

In de praktijk komt het weinig voor dat een zelfstandige een gerechtelijke procedure opstart ter inning van zijn "no show fee" omwille van de beperkte omvang ervan. Maar in sommige gevallen primeert het principe en zal de Vrederechter geval per geval oordelen of de "no show fee" kan worden toegekend!

Met dank aan Pieter Pauwels voor dit verhelderende artikel.

Meer info vind je hier.

Leer meer over de volgende voordelen...